Umiejętne zarządzanie projektami infrastrukturalnymi przejawia się przede wszystkim w uwzględnianiu różnych interesów, ponieważ wśród uczestników projektu znajdują się nie tylko inwestor i przedstawiciel inwestora, lecz także: władze, wykonawca robót, inżynierowie nadzoru, projektanci z wszystkich branż i inni specjaliści. Pod uwagę brane są ponadto interesy lokalne i państwa, kwestie prawne, a także punkt widzenia organizacji ekologicznych i potrzeby właścicieli sąsiednich nieruchomości. Jednocześnie, projekty tego typu znajdują się zwykle w centrum zainteresowania opinii publicznej.

Obecnie projekty infrastrukturalne coraz częściej realizowane są w ramach międzynarodowej struktury organizacyjnej, co stawia przed ich uczestnikami dodatkowe wyzwania. Członkowie wielonarodowego zespołu realizującego zadanie działają w różnych miejscach, a każdy z nich pracuje w inny sposób. Ponadto, w ramach jednego projektu, który ma wielu uczestników i długi termin realizacji, generowana jest niemal niezliczona liczba rysunków i dokumentów, takich jak korespondencja, umowy czy ekspertyzy. Co równie istotne, osoby zarządzające tak złożonymi projektami muszą stale przeciwdziałać ryzyku związanemu z nieefektywną komunikacją lub z brakującymi, nieaktualnymi bądź nieprawdziwymi informacjami.

Platforma internetowa wspiera realizację podstawowych zadań z zakresu zarządzania projektem

Zastosowanie platformy internetowej do współpracy online jest sposobem na przezwyciężenie wielu trudności. System może wspomóc tak ważne działania, jak zarządzanie informacjami i ryzykiem czy kierowanie projektem. W przypadku projektów infrastrukturalnych, podobnie jak podczas realizacji każdej budowy, najistotniejsze jest, aby osoby decyzyjne miały w każdym momencie dostęp do odpowiednich informacji. Równie ważne jest rzetelne udokumentowanie przepływu informacji, tak aby później można było każdą decyzję wyczerpująco uzasadnić.

Oliver Kleebach  kierownik techniczny w dziale Infrastructure Development firmy STRABAG  potwierdza, że wydajne zarządzanie projektem i ryzykiem może mieć duże znaczenie, na przykład: podczas realizacji inwestycji w formule partnerstwa publiczno-prywatnego, takich jak budowa autostrady A2 w Polsce i M6/M60 na Węgrzech: „W przypadku autostrady M6/M60 na Węgrzech nasze zadanie  jako generalnego wykonawcy  polega zasadniczo na tym, aby zrealizować projekt terminowo i zgodnie z wysokimi standardami jakości”. Firma STRABAG zdecydowała się na zastosowanie platformy internetowej think project! System, w którym zarejestrowano ponad 400 użytkowników, służy do przetwarzania – oprócz 12 tys. rysunków – także instrukcji pracy, dokumentów zgodności z systemami jakości, dokumentacji związanej z odstępstwami od planu, a także całej sprawozdawczości. „Korzystanie z platformy do współpracy projektowej znacząco wspomaga nas w zarządzaniu ryzykiem. Koordynacja w czasie procesów planowania i uzyskiwania zezwoleń jest z punktu widzenia terminowej realizacji projektu zadaniem ważnym, a ze względu na dużą liczbę uczestników, także złożonym“ – twierdzi Oliver Kleebach.

Ważnym elementem w procesie skutecznego kierowania projektem jest jego przejrzysta struktura organizacyjna. Platforma internetowa do współpracy online przydaje się również w zakresie umożliwiania bezpiecznej i zorganizowanej wymiany danych pomiędzy wszystkimi użytkownikami, jednocześnie pozwalając stworzyć wspólne środowisko pracy niezależnie od tego, w jakiej firmie lub jakim miejscu pracują uczestnicy projektu. Automatyczne powiadomienia, analizy i raporty dodatkowo ułatwiają orientację w projekcie, a tym samym kierowanie nim i nadzór nad jego realizacją.

Znaczna oszczędność czasu i kosztów dzięki optymalizacji procesów

Współpraca przy użyciu think project! może w istotny sposób przyczynić się do optymalizacji i przyspieszenia takich procesów jak procedury zatwierdzania rysunków czy dokumentów. W przypadku projektu budowy warszawskiego metra, pełniąca funkcję kierowniczą, firma INGENO CONSULT Biuro Projektów Kolejowych Sp. z o.o. wykorzystuje platformę do odwzorowywania dla konsorcjum Metro AGP procedur związanych z uzyskiwaniem pozwoleń. „W ramach tego projektu infrastrukturalnego wydawana jest niezliczona liczba decyzji administracyjnych, nakładających konkretne obowiązki inwestorskie, które należy spełnić. System think project! pomaga nam wszystko dokumentować, jednocześnie w łatwy sposób umożliwiając właściwym osobom realizację powstających w związku z tym zadań. Jego zaletą jest to, że możemy centralnie śledzić terminy i treść wydawanych ekspertyz i ustaleń“ – wyjaśnia Przemysław Budnik, prezes INGENO CONSULT.

Martin Boelter, dyrektor zarządzający think project! International, odpowiedzialny za region Europy Środkowo-Wschodniej, dodaje: „Także organizacja przetargów może być wydajniejsza dzięki korzystaniu z platformy projektowej. W systemie think project! można przeprowadzać i kierować całą procedurą przetargową – koordynować i dokumentować wysyłkę dokumentacji przetargowej oraz odbiór odpowiedzi od oferentów, które mogą też być oceniane pod kątem różnorakich kryteriów. Dzięki interfejsom przeznaczonym do natychmiastowego użytku, możliwe jest też przenoszenie danych, takich jak listy oferentów czy treść ogłoszeń przetargowych, z działających systemów wewnętrznych bezpośrednio do dostępnego na platformie modułu poświęconego przetargom”.

„Stale słyszymy od naszych klientów, że  również w zarządzaniu przetargami  zastosowanie systemu think project! jest w stanie znacznie skrócić czas opracowywania dokumentów. Ma to duże znaczenie w przypadku procedur przetargowych, w których terminy są wyśrubowane. Obróbka cyfrowa oznacza ponadto istotne obniżenie kosztów dzięki oszczędności na papierze i opłatach pocztowych”. – mówi Martin Boelter.

Wielu użytkowników – jedna sieć

W projektach infrastrukturalnych daje się zaobserwować coraz silniejszą tendencję do kooperacji międzynarodowej i nie dotyczy to wyłącznie inwestycji zagranicznych, ale także realizowanych w Polsce. W przypadku współpracy uczestników z różnych krajów, ich fizyczne oddalenie od siebie, a często także posługiwanie się różnymi językami oznacza kolejne wyzwania. Platforma internetowa do współpracy online w istotny sposób tę współpracę ułatwia, stanowiąc sieć związaną z projektem, a zarazem centralne archiwum informacji, dostępne z każdego miejsca i o każdej porze. Problem porozumiewania się w różnych językach może być z kolei rozwiązany w prosty sposób za pomocą udostępniania interfejsu produktu i konfiguracji procesów w kilku wersjach językowych.

Odpowiedź na specjalne potrzeby

W projektach infrastrukturalnych mamy do czynienia nie tylko z klasycznymi procesami związanymi z zarządzaniem rysunkami i dokumentami, ale też z tak specjalistycznymi procesami, jak dokumentacja badań materiałowych lub przemieszczania mas ziemnych, które muszą zostać opracowane równie rzetelnie pod kątem chronologii i kompletności.

W jednym z realizowanych w Polsce projektów, polegającym na budowie obwodnicy w pobliżu Warszawy, na jednej platformie odwzorowano procesy dotyczące obu wymienionych obszarów tematycznych. „Dokumenty dotyczące danych geodezyjnych składają się głównie z tabel i raportów przedstawiających dane ilościowe. Te informacje mogą zostać wprowadzone do systemu think project! i być kategoryzowane według różnych parametrów takich jak: odcinek drogi, rodzaj gruntu czy zaangażowani podwykonawcy. W oparciu o te kategorie można potem szybko odnaleźć konkretne dokumenty” – wyjaśnia Martin Boelter. „Temat badań materiałowych jest w tym projekcie potraktowany również dosyć szeroko. Badania muszą być przeprowadzane często nawet kilka razy dziennie, a każde z nich musi zostać udokumentowane. W ten sposób, co miesiąc może powstać nawet tysiąc raportów, które często muszą być jeszcze przesyłane w różne miejsca – na plac budowy, do laboratoriów badawczych, czy inżynierów sprawdzających. Taki system jak think project! oczywiście ogromnie pomaga w koordynowaniu działań, a jednocześnie umożliwia prowadzenie dokumentacji w sposób zorganizowany i bezpieczny” – mówi Martin Boelter.

Elastyczność systemu czynnikiem decydującym

W przypadku platform do współpracy online niezwykle istotna jest ich duża elastyczność w zakresie dostosowania do indywidualnych potrzeb uczestników projektu bez konieczności ingerencji w oprogramowanie. „Dla nas jako firmy, która ma w ofercie platformę internetową do współpracy online, istotna jest możliwość jej adaptacji pod kątem procesów używanych przez klienta, czyli czy jesteśmy w stanie odwzorować to, do czego klient jest przyzwyczajony i co zostało przez niego sprawdzone. Naszym celem nie jest wprowadzanie u klientów nowych procesów, lecz odzwierciedlenie na platformie tych już istniejących w taki sposób, aby zostały one zoptymalizowane i przyspieszone” – wyjaśnia Martin Boelter z think project!

Reasumując, platforma internetowa pomaga w realizacji podstawowych zadań z zakresu zarządzania projektem. Warunkiem koniecznym jest tutaj duża elastyczność systemu pod kątem możliwości dostosowania go do specjalnych wymogów, pojawiających się, na przykład w projektach infrastrukturalnych. Dodatkową zaletą jest wynikająca z zastosowania platformy możliwość znacznej oszczędności czasu i kosztów.