Eksperci PlanRadar są zgodni – przewagę zyskają te przedsiębiorstwa, które postawią na cyfryzację procesów i narzędzi, z których korzystają na co dzień.

Jednymi z najczęstszych przyczyn opóźnień i przestojów na placu budowy są ograniczony przepływ informacji pomiędzy osobami zaangażowanymi w proces realizacji danej inwestycji, zbyt wolne podejmowanie decyzji, a niekiedy także towarzyszące im pomyłki. Osoby odpowiedzialne za dany projekt muszą zatem liczyć się z ryzykiem, które z jednej strony trudno przewidzieć, a z drugiej pociągającym za sobą duże koszty. To właśnie z myślą o nich eksperci PlanRadar określili cztery obszary, na jakie warto zwrócić uwagę w kontekście projektowania harmonogramu pracy i bezpośredniego zarządzania zadaniami. Rekomendują w tym celu zastosowanie cyfrowych rozwiązań, których wdrożenie nie wymaga dużych nakładów finansowych, a jednocześnie pozwala istotnie ograniczyć perspektywę wystąpienia nieplanowanych kosztów.

Prowadź komunikację w jednym miejscu

W trakcie procesu budowlanego osoby odpowiedzialne za jego realizację delegują dziesiątki zadań, wykonując w tym celu liczne rozmowy telefoniczne, wykorzystując rozmaite komunikatory, pocztę elektroniczną czy nawet wiadomości SMS. Tak szeroka dywersyfikacja kanałów komunikacji może doprowadzić do nieporozumień, znacząco utrudniać wymianę informacji, a w efekcie opóźniać pracę. Aby uniknąć tego rodzaju zdarzeń inwestorzy, a także obsługujący ich podwykonawcy, powinni rozważyć ujednolicenie systemu komunikacji pomiędzy zespołami i tworzącymi je pracownikami, wykorzystując odpowiednie narzędzia oraz zaprojektowane z myślą o nich aplikacje. Przykładem takiego rozwiązania jest m.in. PlanRadar, który pozwala zarządzać wymianą informacji – zarówno w formie tekstowej, dźwiękowej jak i graficznej – pomiędzy wszystkimi użytkownikami, wykorzystującymi aplikację do celów projektowych, istotnie poprawiając za jej pomocą efektywność raportowania błędów, monitoring postępu prac, a także usprawniając usuwanie występujących usterek. Z PlanRadar również łatwiej zadbać o kontakt z kontrahentami – wystarczy przypisać do projektu wybrane przez siebie osoby, dając dostęp do określonych treści i zleceń.

Określaj zadania w sposób precyzyjny

Problemy komunikacyjne w branży budowlanej skutkują błędami, co wydłuża realizację projektu i wymiernie zwiększa jej koszty. Warto podkreślić, że nie chodzi jednak wyłącznie o ilość czy rodzaj narzędzi, z jakich korzystają firmy wykonawcze i deweloperzy, ale też sposób użytkowania tych rozwiązań. Wykorzystując cyfrowe aplikacje, można uniknąć niedopowiedzeń lub nieporozumień. Warto jednak stawiać na te aplikacje, które, obok komunikatorów czy możliwości gromadzenia dokumentacji w jednym miejscu, zapewniają znacznie szerszy wachlarz funkcji, w tym np. możliwość dodawania zdjęć, notatek, a także zarządzania harmonogramami i zadaniami w czasie rzeczywistym. Według analiz prowadzonych przez PlanRadar blisko jedna trzecia klientów firmy jest w stanie zaoszczędzić dzięki tym funkcjom co najmniej cztery godziny czasu potrzebnego na zarządzanie np. usterkami, a około 22 proc. ogranicza o tyle samo czas, jaki spędza tygodniowo na placu budowy.

Śledź postęp prac i reaguj na bieżąco

Kolejną ważną funkcjonalnością aplikacji, która w istotny sposób pozwala ograniczyć koszty i czas potrzebny na zarządzanie projektem, jest możliwość śledzenia postępu prac i oznaczania statusu poszczególnych zadań w ramach współdzielonego oprogramowania. Warto podkreślić, że w projektach budowlanych występują zwykle 1–2 błędy konstrukcyjne na 10 m² i tylko uważne monitorowanie oraz śledzenie postępu poszczególnych zadań daje szansę na zminimalizowanie ich wystąpienia. Według ekspertów PlanRadar użytkownicy lub zarządcy, wykorzystujący ich rozwiązanie, mają pełną kontrolę nad postępem prac i pojawianiem się ewentualnych błędów – jeśli projekt wymaga przeprowadzenie niezaplanowanych napraw, można nanieść taką dyspozycję bezpośrednio na cyfrowy plan i przypisać zadanie do wybranego pracownika. Szybka reakcja pozwala tym samym zarządzić potencjalnym problemem już na wczesnym etapie.

Zachowaj porządek w dokumentacji

Dokumentowanie wszystkich czynności odbywających się na placu budowy jest kolejnym ważnym aspektem pracy każdego budowlańca. Wyzwaniem coraz częściej staje się bowiem mnogość różnorodnych dokumentów, raportów i formularzy, która w wielu przypadkach może przyprawić o ból głowy. W tej kwestii warto część dokumentów przenieść do środowiska wirtualnego i wykorzystać w tym celu np. rozwiązania chmurowe. Dzięki nim dokumenty mogą być nie tylko współdzielone, ale też szybko przesyłane – za pomocą smartfonu, tabletu lub komputera – do osób decyzyjnych i zaangażowanych w proces inwestycyjny instytucji oraz organów urzędowych. Dużym wsparciem w tym procesie mogą być właśnie takie narzędzia jak PlanRadar, które z jednej strony umożliwiają wykorzystanie istniejących i zaprojektowanych wcześniej, gotowych formularzy lub stworzenie własnych, odpowiadających potrzebie projektu i użytkownika. Aplikacja umożliwia ponadto generowanie statystyk, dodatkowych raportów, a w sytuacji dokumentowania usterki pozwala również dodać notatkę głosową, dzięki której zdarzenie może być w precyzyjny sposób omówione i wyjaśnione innym osobom zaangażowanym w prace.

Źródło: tekst PlanRadar